Empresa: Eurofins
Descrição da vaga Operacionalizar as atividades da área, controlando, organizando e acompanhando a agenda dos coletores, operadores logísticos e motoboys. Retirar, preparar, separar e enviar materiais para coleta de amostras Intercompany e realizar serviços administrativos geral. Atender aos prazos, mantendo a organização, zelando pela segurança de toda a equipe e pela integridade da empresa. LOGÍSTICA FRASCARIA • Preparar o material para coletas, observando os critérios de higiene e condições de acondicionamento, para garantir a preservação das amostras e evitar contaminação; • Despachar as frascarias conforme tipos e quantidades solicitadas; • Verificar e controlar o estoque de frascos ou correlatos, lançando entradas e saídas de frascarias, materiais e instrumentos; • Organizar o estoque de frascarias; • Atender as solicitações da área Comercial para separar e enviar materiais para a Coleta de amostras nos clientes; • Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior. LOGÍSTICA AGENDAMENTO • Agendar coletas após a aprovação do orçamento e/ou contratos, verificando a disponibilidade de equipamentos e materiais, para o bom funcionamento da logística de coletas; • Preencher formulários de coletas a fim de que os coletores organizem sua agenda diária; • Entregar um relatório diário a cada coletor, de modo a obter retorno a respeito das coletas ao final de cada dia; • Acompanhar os horários dos coletores, de modo a evitar erros e divergências no cartão de ponto; • Programar atividades dos coletores para os próximos períodos, através do sistema e agenda manual, evitando falhas nas coletas programadas e para melhor atender os clientes; • Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior. LOGÍSTICA NACIONAL E INTERNACIONAL • Acessar o sistema DHL e FEDEX para emissão do Conhecimento Aéreo (Air Waybills); • Verificar com a área de Homogeneização todas as amostras a serem exportadas; • Separar, classificar, identificar e fazer o envio de amostras Intercompany; • Fazer gestão da rotina de coleta e entrega de amostras; • Verificar questões gerais da área de Logística: - Solucionar problemas e verificar possíveis barreiras nas definições brasileiras para o processo de importação/exportação da Eurofins; - Realizar o acompanhamento/rastreamento do envio de amostras; - Entrar em contato com a área Comercial para informar dificuldades e possíveis atrasos; - Questões gerais com os laboratórios de Intercompany. • Esclarecer dúvidas relacionadas à área de Logística; • Verificar preenchimento da cadeia de custódia; • Incluir as solicitações no sistema para materiais e serviços, bem como verificar os custos relativos à logística. • Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior. LOGÍSTICA DE AMOSTRAS EM MEDICINA DIAGNÓSTICA • Realizar o fechamento das ocorrências abertas no Dynamics CRM, entregando todas as informações necessárias à área Comercial para orientar corretamente o cliente. • Determinar as datas de retirada das amostras biológicas em função da sua estabilidade, o prazo de entrega de resultado e o tempo de transporte desde a origem até o NTO, seja através de modal aéreo ou terrestre. • Programar e coordenar junto aos operadores logísticos a retirada de amostras biológicas, acompanhar o desenvolvimento da operação e corrigir as intercorrências que possam se apresentar e comunicar a área Comercial para que oriente o cliente. • Programar e operacionalizar o envio internacional das amostras biológicas, se responsabilizando por toda documentação necessária. • Garantir junto aos operadores logísticos as adequadas condições de transporte das amostras: Temperatura de transporte, acondicionamento do material e documentação exigida pela norma técnica. • Montar estruturas logísticas para atender em tempo hábil as solicitações de novos projetos. • Programar e coordenar o envio de material de coleta e transporte de amostras garantindo sua disponibilidade em quantidade suficiente para atender a demanda nos pontos de coleta espalhados pelo Brasil. • Analisar periodicamente o consumo de material de coleta e transporte com o objetivo de otimizar a frequência de envio e a quantidade de insumos enviados aos clientes. • Programar e coordenar em tempo hábil os serviços administrativos externos do CATG e eventuais coletas domiciliares, garantindo que estas operações se integrem adequadamente com a rotina existente de retirada de amostras. • Realizar a conferência das faturas dos operadores logísticos, autorizar o pagamento das mesmas e conseguir a restituição de valores que não foram corretamente debitados. • Conferir os protocolos e registros de operação enviados pelas transportadoras ou disponibilizados nas plataformas/sites das mesmas. Contrastar com as entradas de amostras inseridas no P.U.R.A (Dynamics CRM). • Prevenir falhas na operação e, no caso de que estas aconteçam, reconstituir os eventos, identificar as causas e propor medidas corretivas. Emitir o relatório com a análise do caso. • Auxiliar na montagem de kits de transporte e coleta de amostras biológicas. • Elaborar orçamentos de operações de envio de material de coleta ou retirada de amostras biológicas. • Inserir no CRM todas as informações pertinentes que permitam quantificar o tamanho da operação e medir sua eficiência. • Participar de negociações com operadores logísticos para estabelecer novas parcerias de negócio. • Disseminar conhecimento, promover boas práticas e orientar durante rotina diária de trabalho os auxiliares e assistentes do setor de logística. • Analisar indicadores com o objetivo de promover e implementar medidas que garantam a redução custos e a melhoria do desempenho da operação logística. • Reunir e/ou gerar a documentação relativa aos processos de qualidade internos da companhia. • Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior. Qualificações Competências comportamentais: Comprometimento, boa comunicação e relação interpessoal, organização, disciplina, pró-atividade, dinamismo, pontualidade, flexibilidade e agilidade. Formação requerida: Curso técnico completo em Logística, Administração, áreas técnicas do laboratório ou cursos correlatos. Formação complementar: Graduação em curso é um diferencial. Idiomas e nível esperado: - Experiência prévia (tipo e duração): 1 a 3 anos de experiência. Conhecimento técnico: Conhecimentos das áreas geográficas nacionais e de logística/rotinas de coleta para amostras de alimentos. Microsoft office avançado. Informações adicionais Principais Responsabilidades: • Programar e acompanhar coletas e entregas, garantindo o cumprimento de rotas e prazos estabelecidos; • Prestar suporte à equipe de campo, assegurando o alinhamento das atividades operacionais; • Realizar a separação e controle de materiais; • Conferir entradas e saídas de materiais e documentos; • Emitir documentos operacionais, como notas fiscais e ordens de serviço; • Manter registros atualizados, garantindo a rastreabilidade dos processos; • Atuar no atendimento e relacionamento com clientes; • Realizar interface entre clientes, equipe de campo e fornecedores; • Atualizar planilhas de controle e monitorar indicadores operacionais; • Acompanhar prazos e níveis de serviço (SLA); • Auxiliar na elaboração de relatórios e controles administrativos. Requisitos e Competências: • Organização e atenção aos detalhes; • Proatividade e senso de responsabilidade; • Comunicação clara e bom relacionamento interpessoal; • Capacidade de trabalhar em equipe e gerenciar prioridades; • Boa gestão do tempo e foco em resultados; • Conhecimento intermediário em Excel, incluindo PROCV, tabelas e filtros; • Familiaridade com sistemas de gestão (ERP); • Conhecimento em controle de faturas e processos administrativos; • Noções de roteirização logística e acompanhamento de prazos operacionais. Diferenciais: • Experiência prévia em rotinas administrativas, logísticas ou de atendimento ao cliente; • Vivência em atividades de controle operacional e suporte a equipes externas. • Escala de Trabalho • Escala de trabalho: Segunda-feira a sexta-feira. • Horário: Das 08:00h às 18:00h.