Empresa: Madrona Advogados
Buscamos uma profissional organizada, proativa e atenta aos detalhes, com boa capacidade de planejamento e comunicação em português e inglês, para atuar no suporte executivo aos sócios e às equipes do escritório. A posição tem papel importante na organização e fluidez das rotinas do dia a dia, garantindo que compromissos, reuniões, viagens e diferentes demandas administrativas sejam conduzidos com agilidade, qualidade e confidencialidade. O que você irá fazer? Gerenciar agendas, reuniões e compromissos de sócios e profissionais, organizando prioridades e acompanhando alterações e necessidades do dia a dia. Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagem, deslocamentos e demais necessidades relacionadas. Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo reserva e preparação de salas, materiais e suporte aos participantes. Realizar interface com clientes, parceiros, fornecedores e outras áreas do escritório. Apoiar a organização de eventos, encontros, almoços e compromissos com clientes. Realizar e acompanhar reembolsos, prestações de contas e outras rotinas administrativas relacionadas aos profissionais atendidos. Apoiar a preparação, revisão, organização e encaminhamento de documentos e comunicações. Acompanhar demandas e pendências, realizando follow-up para garantir sua conclusão dentro dos prazos. Apoiar demandas administrativas dos sócios e das equipes atendidas, inclusive solicitações pontuais decorrentes da rotina do escritório. Atuar de forma colaborativa com a equipe de secretariado, realizando coberturas e backups em períodos de férias, ausências ou necessidade de redistribuição das demandas. Tratar informações e documentos com discrição e confidencialidade, especialmente em assuntos relacionados a clientes e à atuação dos profissionais. O que buscamos? Facilidade para trabalhar com diferentes demandas e prioridades simultaneamente. Organização, atenção aos detalhes e capacidade de acompanhamento e follow-up. Boa comunicação e facilidade de relacionamento com diferentes públicos. Discrição, senso de responsabilidade e cuidado no tratamento de informações confidenciais. Postura colaborativa e disponibilidade para atuar em conjunto com outras profissionais do secretariado. Por que essa oportunidade? A posição proporciona contato próximo com sócios, profissionais e clientes de um escritório full service, em uma rotina dinâmica e com diferentes áreas de atuação. Você fará parte de uma equipe de secretariado que trabalha de forma integrada, apoiando a organização das rotinas executivas e administrativas e contribuindo diretamente para que o dia a dia do escritório aconteça com fluidez, agilidade e excelência. Requisitos: Formação em Secretariado Executivo ou formação compatível com a atividade, observados os requisitos profissionais aplicáveis à função. Experiência anterior em secretariado ou assessoria executiva. Inglês avançado, com capacidade de comunicação oral e escrita. Domínio do Pacote Office, especialmente Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Teams. Diferenciais Experiência anterior em escritórios de advocacia ou no segmento de serviços profissionais. Vivência no atendimento simultâneo a diferentes sócios ou executivos. Experiência com organização de viagens nacionais e internacionais, reembolsos e rotinas administrativas executivas. Familiaridade com ferramentas digitais de produtividade e organização do trabalho.