Empresa: Talentfour Consulting
Principais Responsabilidades: • Suporte Executivo • Prestar suporte direto a dois Diretores, realizando a gestão de agendas complexas, organização e priorização de compromissos. • Coordenar reuniões internas e externas, incluindo reuniões internacionais e chamadas em diferentes fusos horários. • Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, traslados, itinerários e demais necessidades relacionadas. • Apoiar a prestação de contas e o controle de despesas de viagens e atividades executivas. • Preparar pautas, materiais e documentos necessários para reuniões. • Apoiar o acompanhamento de compromissos, ações e prazos definidos pela liderança. • Lidar com informações confidenciais com discrição e profissionalismo. • Comunicação e Interface Internacional • Realizar comunicação frequente com stakeholders, fornecedores e equipes internacionais, utilizando o inglês no dia a dia. • Apoiar a organização de reuniões e chamadas internacionais. • Garantir o fluxo adequado de informações entre os Diretores e diferentes áreas da companhia. • Apoiar na elaboração e formatação de comunicações, apresentações e relatórios executivos em português e inglês, quando necessário. • Reuniões, Eventos e Workshops • Coordenar reuniões executivas, workshops, eventos corporativos e encontros de liderança, presenciais ou virtuais. • Apoiar toda a logística dos eventos, incluindo reserva de espaços, fornecedores, materiais, convites e comunicação com participantes. • Acompanhar cronogramas e garantir que todas as etapas de organização sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos. • Suporte Administrativo e Financeiro • Apoiar rotinas administrativas e financeiras relacionadas à Diretoria. • Realizar acompanhamento e organização de pagamentos, despesas e documentos. • Apoiar a elaboração e acompanhamento de relatórios de pagamentos e despesas. • Apoiar processos relacionados a fornecedores, contratos, ordens de compra e documentação administrativa. • Garantir que os processos estejam em conformidade com as políticas e procedimentos internos da empresa. • Manter documentos, arquivos e controles administrativos organizados e atualizados. Requisitos: Qualificações e Experiência Obrigatórios Experiência prévia como Executive Assistant, Assistente Executiva(o), Assistente Administrativa(o) ou posição similar, preferencialmente apoiando executivos ou lideranças seniores. Inglês fluente, oral e escrito, obrigatório, devido à comunicação frequente com equipes e stakeholders internacionais. Experiência sólida em gestão de agendas complexas e organização de reuniões. Experiência com gestão de viagens nacionais e internacionais. Experiência na organização e suporte a eventos, workshops e reuniões executivas. Excelente capacidade de organização, planejamento e gestão de múltiplas prioridades. Boa comunicação verbal e escrita. Facilidade para interação com diferentes níveis hierárquicos e stakeholders. Domínio do pacote Microsoft Office, especialmente Outlook, PowerPoint, Excel e Word. Desejáveis Conhecimento ou experiência com SAP. Experiência com relatórios de pagamentos, despesas e controles financeiros. Familiaridade com processos de compras, fornecedores, ordens de compra e prestação de contas. Experiência em empresas multinacionais ou ambientes corporativos com interação internacional. Sobre a empresa: Assistente Diretoria Bilíngue Objetivo da Posição A(o) Executive Assistant será responsável por oferecer suporte executivo e administrativo de alto nível a dois Diretores, garantindo organização, agilidade e eficiência na gestão das rotinas da liderança. A posição exige forte capacidade de organização, comunicação e gestão de prioridades, atuando diretamente na administração de agendas, organização de viagens nacionais e internacionais, reuniões e eventos, além do suporte a processos administrativos e financeiros. A posição terá contato frequente com equipes e stakeholders internacionais, sendo essencial possuir inglês fluente para comunicação oral e escrita.