Empresa: Zig
Buscamos um(a) Analista de Backoffice para dar suporte às rotinas do time de vendas da Zig, garantindo organização, agilidade e eficiência em todo o processo comercial. Procuramos alguém detalhista, comunicativo e com facilidade para lidar com dados, planilhas e sistemas de CRM. Sua missão será apoiar os executivos comerciais no acompanhamento de contratos, cadastros e indicadores, além de manter as informações atualizadas e facilitar a comunicação entre times. Mais do que executar tarefas, esperamos alguém que contribua para otimizar processos, apoiar decisões e fortalecer a estrutura que impulsiona nossas vendas. Responsabilidades e Atribuições: • • 1. Gestão e formalização de contratos • • Receber, analisar e processar contratos provenientes da área Comercial. • • Conferir dados cadastrais, condições comerciais, valores, taxas, prazos e demais informações contratuais. • • Garantir que os contratos estejam alinhados às políticas comerciais e aos critérios internos de aprovação. • • Acompanhar o fluxo de assinatura eletrônica, identificando e tratando pendências. • • Assegurar o correto arquivamento e a rastreabilidade dos documentos contratuais. • 2. Validação e conformidade documental • • Validar a documentação necessária para formalização e ativação dos contratos. • • Identificar inconsistências cadastrais, documentais ou comerciais e solicitar as devidas correções. • • Garantir o cumprimento das políticas internas, regras de aprovação e requisitos de compliance. • • Verificar se exceções comerciais possuem as aprovações necessárias antes da formalização. • 3. Controle operacional e acompanhamento de demandas • • Monitorar o volume de contratos recebidos, processados, pendentes e concluídos. • • Controlar prazos de execução e assegurar o cumprimento dos SLAs estabelecidos. • • Acompanhar pendências junto às áreas envolvidas, garantindo a evolução dos processos. • • Priorizar demandas conforme urgência, impacto operacional e necessidades do negócio. • • Manter sistemas e controles administrativos atualizados. • 4. Interface com áreas internas • • Atuar como ponto de apoio administrativo para a equipe Comercial na formalização das negociações. • • Interagir com as áreas Financeira, Jurídica, Implantação e demais equipes para resolução de divergências. • • Orientar os envolvidos sobre procedimentos, documentação obrigatória e fluxos contratuais. • • Garantir uma comunicação clara sobre o andamento dos contratos e eventuais impedimentos. • 5. Qualidade, indicadores e melhoria contínua • • Monitorar indicadores de produtividade, tempo de processamento, pendências e retrabalho. • • Identificar oportunidades de simplificação e automação dos processos administrativos. • • Propor melhorias que aumentem a eficiência, reduzam erros e acelerem a formalização contratual. • • Apoiar a padronização de procedimentos, controles e rotinas operacionais. • • Elaborar controles e relatórios gerenciais para acompanhamento da operação. Requisitos: • • Desejável conhecimento em Hubspot ou outros sistemas de CRM. • • Conhecimento Intranet; • • Experiência em rotinas de suporte administrativo para área comercial. • • Pacote office (intermediário); • • Desejável ter atuado em empresas startup com modelo de trabalho acelerado e constantes mudanças. • • Ter fácil acesso a Zona Sul, próximo a estação Granja Julieta, em São Paulo/SP. Sobre a empresa: Sobre o papel